La mairie se métamorphose
Le contexte actuel de dématérialisation des services, de fermeture des guichets territoriaux et de complexification des procédures, occasionne un éloignement des aides et services existants et un non-recours à ces derniers. Aussi, dans une mairie du XXIème siècle, digne d’une véritable Maison
Commune, renforcer et faciliter l’accueil et l’accompagnement de la population doit rester un objectif essentiel.
Crédit image : Atelier Hoya
FAIRE DE L’ACCUEIL DE LA MAIRIE UN LIEU ATTRACTIF, CONVIVIAL ET FONCTIONNEL.
Les principales caractéristiques de ce réaménagement :
- Un guichet d’accueil ouvert couplé à un deuxième espace d’accueil dans un bureau fermé pour les démarches qui demandent plus de confidentialité,
- Un espace numérique en libre accès avec Wifi public et possibilité d’impression,
- Un espace d’attente séparé du CCAS pour plus de discrétion et de confidentialité,
- Une signalétique claire et adaptée, selon la méthode FALC (facile à lire et à comprendre),
- Une boucle auditive au niveau du guichet pour une accessibilité facilitée aux personnes malentendantes, …
Voici le résultat des travaux !
Le 2ème enjeu ambitionné est de faire de la réponse à la demande de l’usager une priorité afin de faciliter les démarches, simplifier le parcours et accompagner. La mise en place d’un logiciel répondant aux objectifs suivants a été mis en place :
- Suivre la demande multi-canal (courriers + guichets) de A à Z
- Répondre aux contraintes de tous et à l’usage de tous
- Simplifier les procédures et démarches de l’administration et de l’usager
Cet outil vient d’être déployé dans notre organisation depuis le mois de mars et nous permet petit à petit de suivre vos demandes de manière plus lisible et efficace, et de rationaliser leur traitement de façon transparente et transversale. Il nous reste également à élaborer une charte d’accueil de l’usager pour l’ensemble des services.
Le 3ème enjeu de ce projet est de rester attentif aux évolutions et aux nouveaux besoins, mais aussi aux réponses apportées. Pour ce faire, après avoir évaluer notre capacité à vous informer, vous orienter et vous accompagner dans vos démarches auprès d’autres organismes publics, ceux-ci s’éloignant de plus en plus, nous travaillons à développer notre rôle de relais et de conseil en service public, dans la limite des contraintes existantes et sans pour autant nous substituer à ces administrations.
De plus, face à la dématérialisation, nous voulons accompagner et former au numérique et travaillons avec nos partenaires déjà existants et très dynamiques sur la commune (La Plume et l’EVS) pour développer cet accès et limiter la fracture et les inégalités liés au numérique. Ainsi, si vous êtes à l’aise avec l’informatique et avec internet et ses subtilités, et que vous souhaitez donner un peu de votre temps pour nous aider à répondre à cet objectif, nous serions ravis de vous accueillir au sein d’une future équipe d’apprentis-formateurs bénévoles sur Plouguerneau !